RPA ve ERP entegrasyonu nedir?
RPA ve ERP entegrasyonu, ERP sistemine (Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP, Microsoft Dynamics vb.) veri girişi, veri çekme ve kontrol işlemlerini yazılım robotlarıyla otomatik yapmaktır. Fatura, sipariş, banka hareketi, stok ve cari kayıtlarını elle giren ekiplerin yaptığı tekrarlayan işi robot üstlenir; çalışan yalnızca istisnaları ve onay gereken kayıtları görür.
Entegrasyon hangi yöntemlerle yapılır?
İki temel yöntem vardır ve iyi bir proje çoğu zaman ikisini birlikte kullanır:
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Ne zaman tercih edilir? |
|---|---|---|
| API / web servis | Robot, ERP'nin sunduğu servis veya veritabanı görünümü üzerinden doğrudan kayıt atar ve okur. | ERP'nin ilgili işlem için API'si varsa; hızlı, kararlı ve yüksek hacimli işler için. |
| Arayüz (UI) otomasyonu | Robot, bir kullanıcı gibi ERP ekranlarını açar, alanları doldurur ve kaydeder. | API yoksa, ek lisans gerektiriyorsa veya ilgili işlem yalnızca ekrandan yapılabiliyorsa. |
Arayüz otomasyonu daha esnektir ama ekran değiştiğinde bakım ister. Bu yüzden mümkün olan her adımda API, olmayan adımlarda arayüz otomasyonu kullanmak en sağlam yaklaşımdır.
ERP'de hangi işler otomasyona uygundur?
- Gelen fatura ve irsaliye kaydı: PDF, e-posta veya e-Fatura XML dosyasındaki bilgilerin okunup ERP'ye işlenmesi.
- Banka hareketlerinin eşleştirilmesi: Ekstrelerin çekilip cari hesaplarla eşleştirilmesi ve banka fişlerinin oluşturulması.
- Sipariş aktarımı: E-ticaret sitesi, pazaryeri veya bayi portalından gelen siparişlerin ERP'ye aktarılması.
- Stok ve fiyat senkronizasyonu: ERP'deki stok ve fiyatların satış kanallarına düzenli olarak gönderilmesi.
- Cari mutabakat ve raporlama: Mutabakat formlarının hazırlanması, yönetim raporlarının ERP'den otomatik derlenmesi.
Logo, Mikro ve Nebim özelinde örnekler için Logo, Mikro ve Nebim'de neler otomatikleştirilebilir? yazımıza bakabilirsiniz.
Bir RPA-ERP entegrasyon projesi hangi adımlardan oluşur?
- Süreç analizi: İş adımları, istisnalar, aylık hacim ve bugünkü işlem süresi çıkarılır.
- Erişim ve yöntem kararı: Her adım için API mı, arayüz otomasyonu mu kullanılacağı belirlenir; test ortamı ve kullanıcı yetkileri hazırlanır.
- Kontrol kurallarının tanımı: Tutar toplamları, vergi numarası, mükerrer kayıt ve cari kart eşleşmesi gibi kontroller yazılı hale getirilir.
- Geliştirme ve test: Robot, gerçek örnek belgelerle test ortamında çalıştırılır.
- Kademeli canlıya alma: Önce sınırlı hacimde ve insan onayıyla çalıştırılır, sonuçlar ölçülür.
- İzleme ve bakım: Hata uyarıları, işlem kayıtları ve ERP güncellemelerinde bot uyarlaması planlanır.
RPA ve ERP entegrasyonunda firma seçerken nelere bakılmalı?
Bu alanda çalışan teknoloji firmalarını karşılaştırırken aşağıdaki 8 soru, doğru seçimi yapmanızı kolaylaştırır:
- Kullandığınız ERP ile deneyimi var mı? Logo, Mikro, Nebim veya SAP'nin veri yapısını ve kısıtlarını bilen bir ekip, analiz süresini kısaltır.
- API ve arayüz otomasyonunu birlikte yapabiliyor mu? Yalnızca tek yöntemi bilen bir firma, sizi gereksiz geliştirme maliyetine veya kırılgan bir yapıya itebilir.
- Hangi platformu kullanıyor ve lisans maliyeti kimde? Hazır RPA platformları genellikle robot başına lisans gerektirir; özel geliştirilen botlarda platform lisansı olmaz ama kodun sahipliği netleştirilmelidir.
- Kaynak kod ve dokümantasyon size teslim ediliyor mu? Firma değiştirdiğinizde otomasyonun çalışmaya devam edebilmesi için önemlidir.
- Hata ve istisna yönetimi nasıl kurgulanıyor? Robotun emin olamadığı kayıtları nereye düşürdüğünü ve kimin onayladığını sorun.
- Veri nerede işleniyor? Özellikle yapay zeka ile belge okuma yapılıyorsa verinin hangi sunucuya gittiği KVKK açısından netleşmelidir. Ayrıntılar için yapay zeka projelerinde KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
- Pilot yapılabiliyor mu? Tek bir süreçle, sınırlı kapsamda başlayıp sonucu ölçmeye izin veren bir çalışma modeli riski azaltır.
- Bakım nasıl yapılıyor? ERP güncellemesi veya ekran değişikliği olduğunda kimin, ne kadar sürede müdahale edeceği sözleşmede yazmalıdır.
otomasyon.ai RPA ve ERP entegrasyonunu nasıl yapıyor?
otomasyon.ai, ERP entegrasyonlarında hazır bir RPA platformu yerine Python ile müşteriye özel botlar geliştirir. Mümkün olan adımlarda ERP'nin API'sini, olmayan adımlarda arayüz otomasyonunu kullanır; belge okuma gereken yerlerde OCR ve büyük dil modelleriyle çalışır. Bu yaklaşımda robot başına platform lisansı oluşmaz ve süreç değiştiğinde bota doğrudan müdahale edilebilir.