Banka mutabakatı otomasyonu ne yapar?
Banka mutabakatı otomasyonu, banka hesaplarınızdaki hareketleri otomatik olarak toplar, her hareketi ERP'deki doğru cari hesap veya faturayla eşleştirir ve banka fişlerini oluşturur. Eşleştirilemeyen az sayıdaki hareket ise bir kullanıcının onayına sunulur. Böylece finans ekibi her hareketi tek tek işlemek yerine yalnızca istisnalarla ilgilenir.
Banka hareketleri ERP'ye hangi yollarla alınır?
| Yöntem | Açıklama | Avantaj | Dikkat |
|---|---|---|---|
| MT940 ekstre dosyası | SWIFT standardındaki yapılandırılmış hesap ekstresi formatı | Standart format, birçok banka ve ERP destekler | Dosyanın düzenli alınması ve açıklama alanlarının bankaya göre farklılığı |
| Banka API / web servisi | Bankanın kurumsal müşterilere sunduğu hesap hareketi servisleri | Neredeyse anlık veri, insan müdahalesi yok | Her bankayla ayrı sözleşme ve teknik kurulum |
| RPA ile portal | Bot, internet bankacılığına girip ekstreyi indirir | API sunmayan bankalarda da çalışır | Güvenli kimlik yönetimi ve portal değişikliklerinde bakım |
Çok bankalı yapılarda bu yöntemler genellikle birlikte kullanılır: API sunan bankalardan servisle, diğerlerinden MT940 veya RPA ile veri alınır ve tek bir formata dönüştürülür.
Hareketler cari hesaplarla nasıl eşleştirilir?
Eşleştirme, en güvenilir sinyalden en zayıfa doğru ilerleyen kurallarla yapılır:
- Kesin eşleşme: Açıklamada fatura numarası veya sipariş numarası geçiyor ve tutar birebir tutuyor.
- Kimlik eşleşmesi: Gönderenin IBAN'ı veya VKN'si ERP'deki bir cari kartta kayıtlı.
- Tutar ve tarih eşleşmesi: Aynı tutarda tek bir açık fatura var ve vade tarihi yakın.
- Yapay zeka destekli eşleşme: Açıklama serbest metinse ("ABC LTD EKİM ÖDEMESİ KISMİ") isim benzerliği ve bağlamdan aday cari önerilir; bu öneriler onaya düşer.
Kısmi ödemeler, birden çok faturayı kapatan toplu ödemeler ve kur farkları gibi durumlar için ayrıca kurallar tanımlanır.
Eşleşmeyen kayıtlar ne olur?
Hiçbir otomasyon hareketlerin tamamını eşleştiremez ve eşleştirmeye zorlanmamalıdır. Doğru tasarımda:
- Emin olunamayan hareketler otomatik kaydedilmez, bir "istisna listesi"ne düşer,
- Finans ekibi bu listeyi tek ekrandan önerilerle birlikte inceler ve onaylar,
- Kullanıcının verdiği her karar bir sonraki eşleştirme için kural veya örnek olarak kullanılabilir.
Güvenlik nasıl sağlanır?
- Banka erişimlerinde yalnızca görüntüleme yetkisine sahip kullanıcılar veya servis hesapları kullanılmalı; ödeme yetkisi verilmemelidir.
- Kimlik bilgileri şifreli bir kasada (secret vault) tutulmalı, kod veya dosyalarda yer almamalıdır.
- Her otomatik kayıt, hangi kurala göre eşleştirildiği bilgisiyle birlikte loglanmalıdır.
Sonuç
Banka mutabakatı, kuralları net ve tekrar sıklığı yüksek olduğu için otomasyona en uygun finans süreçlerinden biridir. Veri alma yöntemini bankalarınıza göre seçmek, eşleştirmeyi katmanlı kurallarla yapmak ve istisnaları insan onayına bırakmak sağlam bir kurulumun üç temel taşıdır.